UMKM Sering Kehabisan Modal Karena Stok? Ini Solusinya

UMKM sering kesulitan mengontrol persediaan barang karena keterbatasan sumber daya, tenaga, dan teknologi. Banyak pemilik bisnis fokus pada penjualan, padahal pengelolaan stok adalah fondasi utama agar usaha berjalan stabil. Kesalahan kecil dalam inventory dapat membuat modal terjebak dalam bentuk barang yang tidak laku, gudang berantakan, hingga cashflow tersendat.

Artikel ini menyajikan penjelasan lengkap mengenai kendala inventori yang umum terjadi pada UMKM, tips praktis yang bisa diterapkan langsung, tools sederhana yang mudah digunakan, dan langkah implementasi bertahap agar bisnis lebih rapi serta menguntungkan.

Kendala Inventory pada UMKM

UMKM memiliki dinamika unik dibandingkan perusahaan besar. Banyak proses masih dilakukan manual, pemilik merangkap banyak peran, dan pencatatan tidak selalu konsisten. Inilah beberapa kendala utama yang sering muncul.

1. Tidak Ada Pencatatan Stok yang Rapi

Banyak UMKM mengandalkan ingatan pemilik atau staf untuk mengetahui jumlah stok. Sistem ini menyebabkan:

• Salah hitung ketika stok menipis
• Pembelian berlebihan
• Ketidakakuratan laporan keuangan
• Order pelanggan tidak terpenuhi

Tanpa pencatatan yang rapi, bisnis sulit berkembang.

2. Barang Tersimpan Tanpa Label atau Kode

Stok tanpa penandaan yang jelas membuat proses pencarian barang lama, terutama saat pesanan meningkat. Ketidakteraturan ini menurunkan efisiensi dan membuat risiko salah kirim bertambah.

3. Modal Terkunci dalam Bentuk Dead Stock

UMKM sering menyimpan banyak stok “untuk berjaga-jaga”. Padahal barang yang tidak bergerak akan:

• Menghabiskan ruang
• Mengikat modal
• Berisiko rusak atau kadaluwarsa
• Mengurangi profit

Dead stock adalah salah satu penyebab terbesar macetnya cashflow UMKM.

4. Tidak Ada Forecast Penjualan

Tanpa prediksi sederhana seperti penjualan bulan sebelumnya atau tren musiman, pemilik bisnis hanya bisa membeli berdasarkan insting. Akibatnya, pembelian sering tidak sesuai kebutuhan.

5. Tidak Ada Target atau KPI Stok

UMKM jarang menggunakan angka perputaran stok (inventory turnover), tingkat akurasi data, atau batas stok minimal. Akibatnya, pengambilan keputusan menjadi reaktif, bukan strategis.

6. Tidak Memiliki Sistem atau Alat yang Mendukung

Sebagian besar UMKM masih mengandalkan kertas, catatan buku, atau chat. Padahal tools sederhana seperti spreadsheet bisa membantu mengontrol stok dengan jauh lebih mudah.

7-10 Tips Simple Tapi Efektif untuk Inventory Control UMKM

Berikut tips praktis yang langsung bisa diterapkan, tanpa teknologi mahal atau tim besar.

1. Mulai dengan Stock List yang Rutin Diperbarui

Buat daftar stok lengkap meliputi:

• Nama barang
• Kode barang
• Kategori
• Stok awal
• Stok masuk
• Stok keluar
• Stok akhir

Anda bisa menggunakan spreadsheet sederhana. Yang terpenting adalah konsistensi.

2. Terapkan Sistem Kode Barang Sederhana

UMKM tidak perlu sistem barcode mahal. Cukup gunakan:

• Kode 3–5 huruf untuk kategori (misal: BKO = Baju Koko)
• Nomor urut untuk varian (001, 002, dst.)

Kode barang mempercepat pencarian dan meminimalkan kesalahan.

3. Gunakan Metode FIFO (First In First Out)

Barang yang masuk lebih dulu harus keluar lebih dulu. Metode ini mengurangi risiko:

• Barang rusak
• Barang kedaluwarsa
• Penurunan nilai produk

Untuk bisnis makanan, FIFO sangat wajib diterapkan.

4. Tentukan Batas Minimal Stok (Minimum Stock Level)

Tentukan stok minimal yang harus ada. Rumus sederhana:

Minimal Stok = Penjualan rata-rata harian × Waktu pembelian ulang

Contoh:
Jika jualan 10 pcs/hari dan waktu restock 5 hari, maka minimal stok = 50 pcs.

Dengan ini, UMKM tidak akan lagi kehabisan stok di saat permintaan meningkat.

5. Catat Semua Barang Rusak, Hilang, atau Tidak Layak

Banyak UMKM lupa memisahkan barang cacat atau barang retur sehingga perhitungan stok menjadi tidak akurat. Buat kolom khusus untuk barang:

• Rusak
• Retur
• Sample
• Hilang

Akurasi data Anda meningkat drastis.

6. Lakukan Stock Opname Kecil Setiap Minggu

Tidak perlu menunggu akhir bulan. Cukup:

• Pilih 5-10 produk
• Hitung stok fisiknya
• Cocokkan dengan catatan

Cara ini mencegah selisih besar di akhir bulan dan mudah dilakukan bahkan oleh satu orang.

7. Pisahkan Stok Berdasarkan Kategori Pergerakan

Gunakan analisis sederhana seperti:

• Fast moving → jual cepat
• Slow moving → jual lambat
• Dead stock → tidak bergerak

Barang fast-moving harus lebih sering dipantau. Sementara slow-moving bisa dipromosikan, dan dead-stock harus dihabiskan melalui diskon.

8. Gunakan Teknik Forecasting Sederhana

UMKM bisa memulai dengan:

• Rata-rata penjualan 3 bulan terakhir
• Catatan hari besar seperti Ramadan, Natal, Tahun Baru
• Catatan campaign promosi

Forecast sederhana jauh lebih baik daripada tidak ada sama sekali.

9. Atur Gudang agar Mudah Diakses

Gudang rapi = operasional cepat. Terapkan:

• Barang fast-moving ditempatkan di depan
• Barang berat di rak bawah
• Barang kecil di box tertutup
• Label besar pada setiap rak

Perubahan kecil ini membuat waktu kerja lebih efisien.

10. Gunakan Dashboard Sederhana untuk Monitoring

Anda bisa membut dashboard di Google Sheet berisi:

• Stok menipis
• Stok melimpah
• Produk terlaris
• Produk slow-moving
• Perputaran stok

Dashboard memberikan gambaran cepat bagi pemilik untuk mengambil keputusan.

Tools & Spreadsheet Sederhana untuk UMKM

Tidak semua UMKM harus membeli sistem mahal. Banyak alat sederhana yang dapat membantu mengelola stok dengan efektif.

1. Google Sheets / Excel

Tools ini sangat cocok untuk UMKM karena:

• Gratis atau murah
• Bisa dipakai banyak pengguna
• Fitur rumus lengkap
• Mudah diakses dari mana saja
• Bisa dibuat otomatis dengan fitur basic script

Anda dapat membuat:

• Form pencatatan stok masuk/keluar
• Dashboard penjualan
• Grafik stok
• Reorder alert

2. Aplikasi Gratis atau Murah untuk UMKM

Ada banyak aplikasi yang mendukung inventory sederhana, misalnya:

• StockIn
• Inflow
• Majoo
• Olsera
• iReap POS
• Qasir
• Moka POS

Beberapa menyediakan fitur:

• Histori stok
• Alert stok menipis
• Manajemen multi-gudang
• Laporan otomatis

3. Template Spreadsheet Siap Pakai

UMKM bisa menggunakan template seperti:

• Template stock opname mingguan
• Template stok masuk-keluar
• Template forecast penjualan
• Template analisis ABC sederhana

Jika ingin, saya dapat membuatkan template khusus untuk jenis usaha Anda.

Cara Implementasi Bertahap dan Mudah untuk UMKM

Banyak UMKM gagal melakukan inventory control bukan karena tidak mampu, tetapi karena mencoba melakukan terlalu banyak perubahan sekaligus. Implementasi bertahap jauh lebih realistis.

Berikut cara terbaik memulainya.

Langkah 1: Rapikan Data Produk

Mulai dengan:

• Menentukan kode produk
• Membuat daftar lengkap produk
• Menyatukan data penjualan dari marketplace, toko offline, dan social commerce

Langkah ini menjadi fondasi seluruh sistem inventory.

Langkah 2: Standarisasi Proses Pencatatan Stok

Tentukan SOP sederhana:

• Barang masuk harus dicatat sebelum disimpan
• Barang keluar harus dicatat sebelum dikirim
• Barang rusak harus dilaporkan

SOP lebih penting daripada sistem mahal.

Langkah 3: Lakukan Evaluasi Mingguan

Setiap minggu, lakukan:

• Review stok menipis
• Review slow-moving
• Cek forecast
• Cek kebutuhan restock

Cara ini membantu pemilik mengambil keputusan berdasarkan data.

Langkah 4: Optimalkan Pengaturan Gudang

Terapkan langkah kecil:

• Atur ulang rak
• Pasang label
• Bedakan lokasi kategori barang
• Buat jalur kerja yang jelas

Gudang rapi meningkatkan produktivitas tim.

Langkah 5: Gunakan Sistem atau Tools Tambahan Jika Dibutuhkan

Mulai dari spreadsheet. Jika usaha makin berkembang, baru gunakan aplikasi yang lebih canggih.

Skema bertahap:

1. Spreadsheet →
2. Aplikasi POS →
3. Sistem inventory sederhana →
4. Integrasi supply chain →
5. Sistem ERP

UMKM tidak harus langsung ke tahap 5.

Langkah 6: Pantau KPI Inventori Dasar

Gunakan indikator sederhana:

• Inventory turnover
• Stock accuracy
• Stockout rate
• Slow-moving ratio
• Lead time pembelian

Dengan angka ini, perusahaan dapat lebih mudah mengevaluasi performa stok.

Kesimpulan

UMKM dapat meningkatkan profit, mempercepat operasional, dan menjaga cashflow jika memiliki inventory control yang rapi. Anda tidak perlu sistem mahal atau tim besar. Mulai dari pencatatan yang konsisten, pengaturan gudang, forecast sederhana, dan penggunaan spreadsheet sudah cukup untuk meningkatkan efisiensi.

Jika diterapkan secara bertahap, UMKM dapat menghindari dead stock, mengurangi pembelian berlebih, dan memastikan barang laris selalu tersedia.

Ingin saya buatkan template spreadsheet siap pakai untuk stok UMKM?
Tinggal tulis: “Buatkan templatenya”.

Optimalkan pengelolaan inventory bisnis Anda sekarang juga. klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial solusi terbaik untuk stok yang lebih efisien dan terkendali.

Referensi

1. Investopedia – Inventory Management Basics
2. Harvard Business Review – Small Business Inventory Challenges
3. Small Business Trends – Common Inventory Mistakes in SMEs
4. APICS Body of Knowledge – Inventory Fundamentals
5. Deloitte Insights – Inventory & Operations for Small Enterprises
6. Forbes – Impact of Poor Inventory Control on Small Businesses
7. McKinsey – Best Practices in Simple Supply Chain for SMEs