Prediksi Permintaan & Safety Stock: Kunci Menentukan Waktu Restock
Manajemen stok yang efektif bukan hanya soal menyimpan barang cukup banyak, tapi mengetahui kapan waktu tepat untuk melakukan pembelian ulang. Kesalahan menentukan waktu bisa membuat perusahaan mengalami kehabisan stok (stockout) atau justru menumpuk barang yang tidak laku.
Artikel ini membahas faktor penentu waktu pembelian ulang, rumus reorder point beserta contoh perhitungan, pengaruh demand forecasting, dan panduan implementasi dalam operasi sehari-hari.
Faktor Penentu Waktu Pembelian Ulang
Menentukan kapan harus menambah stok bukan keputusan sembarangan. Beberapa faktor utama mempengaruhi keputusan ini:
1. Lead Time Supplier
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirim barang setelah pesanan dibuat. Jika lead time panjang, stok harus ditambah lebih awal untuk mencegah kekosongan.
Contoh:
- Lead time rata-rata: 5 hari
- Permintaan harian: 100 unit
Maka minimal 500 unit harus tersedia untuk menghindari stockout sebelum kiriman tiba.
2. Tingkat Konsumsi atau Permintaan
Penggunaan barang atau permintaan pelanggan menentukan kapan stok harus ditambah. Barang dengan permintaan tinggi memerlukan reorder lebih cepat dibanding barang dengan permintaan rendah.
Metode pengelompokan:
- Fast-moving: Reorder cepat, stok minimal rendah tapi sering diperbarui
- Slow-moving: Reorder lebih jarang, stok lebih stabil
3. Variabilitas Permintaan
Permintaan yang fluktuatif meningkatkan risiko stockout. Untuk menghadapi ini, perusahaan menggunakan safety stock, yaitu cadangan stok untuk mengantisipasi lonjakan permintaan.
4. Kapasitas Gudang dan Biaya Penyimpanan
Menyimpan terlalu banyak stok meningkatkan biaya sewa gudang, risiko kerusakan, dan biaya modal. Perusahaan harus menyeimbangkan antara kebutuhan stok dan kapasitas fisik gudang.
5. Strategi Penjualan dan Promo
Promosi atau event tertentu dapat meningkatkan permintaan secara mendadak. Faktor ini harus diperhitungkan saat menentukan waktu pembelian ulang.
Rumus Reorder Point + Contoh Perhitungan
Reorder point (ROP) adalah titik stok di mana perusahaan harus segera melakukan pembelian ulang. ROP membantu menghindari kehabisan barang saat lead time supplier masih berjalan.
1. Rumus Reorder Point
ROP = (Penggunaan Harian × Lead Time) + Safety Stock
Dimana:
- Penggunaan Harian: rata-rata unit terpakai per hari
- Lead Time: hari yang dibutuhkan supplier untuk pengiriman
- Safety Stock: stok cadangan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan atau keterlambatan pengiriman
2. Contoh Perhitungan
Data:
- Penggunaan harian: 120 unit
- Lead time: 4 hari
- Safety stock: 200 unit
Perhitungan:
ROP = (120 × 4) + 200
ROP = 480 + 200
ROP = 680 unit
Artinya, ketika stok tersisa 680 unit, purchasing harus segera membuat order ke supplier.
Catatan Tambahan
- ROP dapat diubah secara berkala mengikuti trend permintaan dan lead time aktual
- Safety stock bisa dihitung menggunakan variasi demand dan lead time untuk akurasi lebih tinggi
Pengaruh Demand Forecasting
Demand forecasting adalah proses memprediksi kebutuhan stok berdasarkan data historis dan tren pasar. Forecasting memengaruhi keputusan pembelian ulang dengan cara:
1. Mengurangi Risiko Stockout
Prediksi yang akurat memungkinkan perusahaan menambah stok sebelum permintaan meningkat secara tiba-tiba.
2. Mengurangi Overstock
Forecasting membantu menghindari pembelian berlebihan, sehingga modal tidak terikat pada barang yang tidak cepat laku.
3. Mengoptimalkan Safety Stock
Dengan proyeksi permintaan, safety stock dapat dihitung lebih tepat, sehingga perusahaan bisa mempertahankan stok rendah namun aman.
Metode Forecasting Umum
- Moving Average: rata-rata permintaan selama periode tertentu
- Exponential Smoothing: memberi bobot lebih pada data terbaru
- Regression Analysis: menghubungkan permintaan dengan faktor eksternal (misal tren musiman)
- Machine Learning: algoritma canggih untuk prediksi lebih akurat di perusahaan besar
Forecasting yang baik memadukan data historis, musim, tren pasar, dan input tim sales atau marketing.
Panduan Implementasi Pengambilan Keputusan Inventory
Implementasi yang tepat memastikan teori ROP dan forecasting bisa diterapkan dengan lancar di gudang.
1. Integrasi Sistem WMS / ERP
Gunakan sistem manajemen gudang (WMS) atau ERP untuk:
- Melacak stok real-time
- Mengirim alert saat mendekati ROP
- Membuat purchase order otomatis
Software populer: Odoo, SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365
2. Tentukan Kategori Barang
Gunakan metode ABC untuk memprioritaskan stok:
- A: barang dengan nilai tinggi dan cepat habis → ROP ketat
- B: barang menengah → ROP moderat
- C: barang rendah → ROP fleksibel
3. Jadwal Review Berkala
Lakukan review stok dan ROP secara rutin, misalnya:
- SKU A: mingguan
- SKU B: bulanan
- SKU C: triwulanan
Tujuannya agar penyesuaian cepat saat terjadi perubahan lead time atau permintaan.
4. Libatkan Tim Cross-Functional
Purchasing, gudang, sales, dan marketing harus koordinasi:
- Sales memberikan perkiraan promo atau kampanye
- Purchasing memastikan supplier siap
- Gudang memantau stok dan alur barang
Koordinasi ini meminimalkan risiko kehabisan stok atau overstock.
5. Terapkan SOP Order Ulang
SOP sederhana bisa berbentuk:
- Sistem memunculkan alert saat stok ≤ ROP
- Purchasing membuat PO sesuai safety stock dan forecast
- Supplier mengonfirmasi lead time
- Barang diterima → stok diperbarui di sistem
Dengan SOP ini, proses pembelian ulang menjadi cepat, akurat, dan konsisten.
6. Evaluasi & Continuous Improvement
Gunakan KPI seperti:
- Stockout rate: persentase barang habis
- Order fulfillment rate: persentase pesanan terpenuhi tepat waktu
- Inventory turnover: seberapa cepat stok bergerak
Analisis KPI membantu menyesuaikan ROP, safety stock, dan strategi pengadaan.
Kesimpulan
Menentukan waktu tepat untuk menambah stok adalah kunci efisiensi operasional. Dengan memahami faktor penentu pembelian ulang, menghitung reorder point dengan benar, menggunakan demand forecasting, dan menerapkan panduan implementasi yang terstruktur, perusahaan bisa:
- Menghindari kehabisan stok
- Mengurangi biaya penyimpanan
- Meningkatkan kepuasan pelanggan
- Mempercepat aliran kas
Strategi ini memastikan gudang tetap optimal, stok aman, dan order selalu siap tanpa harus menumpuk barang.
Optimalkan pengelolaan inventory bisnis Anda sekarang juga. klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial solusi terbaik untuk stok yang lebih efisien dan terkendali.
Referensi
- Chopra, S., & Meindl, P. Supply Chain Management: Strategy, Planning & Operation.
- Silver, E. A., Pyke, D. F., & Peterson, R. Inventory Management and Production Planning and Scheduling.
- Nahmias, S. Production and Operations Analysis.
- Womack, J. P., & Jones, D. T. Lean Thinking.
- Liker, J. K. The Toyota Way.
- Jurnal International Journal of Production Economics, 2020–2023: artikel tentang reorder point, demand forecasting, dan inventory management.