Strategi Hemat untuk Mengurangi Shrinkage di Gudang Perusahaan
Shrinkage inventory kehilangan stok barang akibat pencurian, kerusakan, atau kesalahan pencatatan merupakan masalah serius bagi perusahaan. Banyak bisnis berpikir menambah keamanan fisik adalah solusi, padahal biaya tambahan bisa sangat besar.
Artikel ini membahas penyebab shrinkage, teknik pengawasan hemat biaya, SOP pemindahan dan penyimpanan barang, serta tools tracking sederhana tapi efektif untuk meminimalkan kehilangan barang tanpa menguras anggaran.
Penyebab Shrinkage Inventory
Sebelum mengurangi shrinkage, perusahaan harus memahami sumber kehilangan stok:
1. Pencurian Internal dan Eksternal
- Internal: karyawan mengambil barang tanpa izin
- Eksternal: pencurian oleh pihak luar seperti kurir, supplier, atau pelanggan
- Faktor risiko: pengawasan kurang ketat, sistem masuk/keluar barang tidak tercatat, akses gudang terlalu longgar
2. Kesalahan Pencatatan
- Salah input jumlah stok saat penerimaan, transfer antar gudang, atau saat picking
- Perbedaan antara stok fisik dan sistem menyebabkan shrinkage terlihat tinggi
3. Kerusakan Barang
- Barang mudah rusak karena salah penyimpanan atau handling
- Barang kadaluarsa yang tidak tercatat juga menambah shrinkage
4. Overhandling dan Proses Tidak Terstandarisasi
- Barang dipindahkan berkali-kali tanpa kontrol
- Kurangnya SOP meningkatkan risiko kehilangan atau kesalahan pencatatan
Teknik Pengawasan Tanpa Cost Besar
Mengurangi shrinkage tidak selalu membutuhkan CCTV mahal atau security tambahan. Ada beberapa teknik hemat biaya namun efektif:
1. Kontrol Akses Gudang
- Batasi akses hanya untuk staf yang berwenang
- Gunakan kunci sederhana, badge, atau PIN untuk pintu gudang
- Catat semua aktivitas masuk-keluar staf
2. Rotasi Staf dan Pengawasan Bergantian
- Lakukan rotasi tugas agar staf tidak selalu mengelola barang yang sama
- Supervisi silang membantu mengurangi kecurangan internal
3. Penempatan Barang Strategis
- Barang bernilai tinggi diletakkan di area mudah diawasi
- Barang cepat laku disimpan dekat area pengambilan untuk mempermudah kontrol
4. Transparansi Data dan Laporan Rutin
- Publikasikan stok dan penggunaan barang ke tim terkait
- Audit berkala, meski sederhana, membuat staf lebih berhati-hati
5. Barcode / QR Code Sederhana
- Label barang dengan barcode atau QR untuk mempercepat pengecekan
- Tidak memerlukan perangkat mahal, cukup scanner portable atau aplikasi smartphone
SOP Pemindahan & Penyimpanan Barang
SOP yang terstruktur mengurangi risiko kesalahan dan shrinkage.
1. Penerimaan Barang
- Cek dokumen pengiriman (PO, surat jalan)
- Verifikasi jumlah dan kondisi fisik barang
- Masukkan data ke sistem (manual atau WMS sederhana)
- Tempatkan barang sesuai kategori dan prioritas
2. Penyimpanan Barang
- Gunakan metode fixed slot atau dynamic slotting sesuai kebutuhan
- Barang fast-moving dekat area pengambilan, slow-moving di area lebih jauh
- Terapkan prinsip FIFO / FEFO untuk mencegah kadaluarsa
3. Pemindahan Antar Lokasi Gudang
- Buat request transfer resmi
- Pick dan pack sesuai standar, catat jumlah dan kondisi
- Update stok secara real-time
- Gudang tujuan cek barang, update sistem, laporkan selisih jika ada
4. Pengambilan / Picking Barang
- Gunakan checklist dan konfirmasi jumlah saat pengambilan
- Lakukan cross-check sebelum packing atau pengiriman
- Catat pergerakan barang di sistem atau log manual
5. Audit & Peninjauan
- Lakukan cycle count rutin untuk mendeteksi selisih awal
- Evaluasi penyebab shrinkage dan perbaiki SOP jika perlu
Tools Tracking Basic Tapi Efektif
Tidak perlu sistem mahal untuk memantau inventaris. Beberapa tools sederhana bisa sangat efektif:
1. Spreadsheet Terstruktur
- Gunakan Google Sheet atau Excel untuk mencatat stok, transfer, dan penerimaan barang
- Tambahkan kolom tanggal, lokasi, jumlah, dan keterangan
- Bisa diakses beberapa user untuk audit transparan
2. Aplikasi Mobile Sederhana
- Scan barcode atau QR menggunakan smartphone
- Input langsung ke sistem cloud gratis atau terjangkau
- Mempercepat update stok real-time
3. Labeling dan Kodifikasi Barang
- Setiap barang memiliki kode unik, memudahkan tracking
- Bisa digabung dengan QR/barcode scanner murah
4. Dashboard Monitoring Dasar
- Gunakan template dashboard Excel atau Google Data Studio
- Pantau stok kritis, pergerakan barang, dan selisih secara cepat
5. Reminder dan Alert
- Atur notifikasi sederhana untuk stok minimum, barang kadaluarsa, atau transfer yang belum dikonfirmasi
Tips Tambahan Mengurangi Shrinkage Tanpa Biaya Tinggi
- Pelatihan Staf: edukasi staf tentang risiko shrinkage dan pentingnya pencatatan akurat
- Reward & Penalti: beri insentif untuk keakuratan stok, dan sanksi ringan untuk pelanggaran SOP
- Proses Minimal Handling: kurangi jumlah pindahan barang yang tidak perlu
- Cross-Checking: setiap transaksi penting dicek dua pihak
- Transparansi Data: semua staf tahu jumlah stok secara real-time, meningkatkan akuntabilitas
Kesimpulan
Shrinkage inventory dapat dikurangi signifikan tanpa menambah biaya keamanan yang besar. Kunci utama adalah:
- Memahami penyebab shrinkage: pencurian, kesalahan, dan kerusakan
- Menggunakan teknik pengawasan hemat biaya: kontrol akses, rotasi staf, penempatan strategis
- Menerapkan SOP pemindahan dan penyimpanan barang yang terstruktur
- Memanfaatkan tools tracking sederhana: spreadsheet, barcode/QR code, dan dashboard dasar
Dengan strategi ini, perusahaan bisa menjaga stok tetap aman, meningkatkan akurasi inventaris, dan menekan kerugian tanpa harus menambah pengeluaran besar untuk keamanan.
Referensi
- Chopra, S., & Meindl, P. Supply Chain Management: Strategy, Planning & Operation.
- Silver, E. A., Pyke, D. F., & Peterson, R. Inventory Management and Production Planning and Scheduling.
- Nahmias, S. Production and Operations Analysis.
- Womack, J. P., & Jones, D. T. Lean Thinking.
- Jurnal International Journal of Production Economics, 2020–2023: artikel tentang shrinkage, inventory control, dan low-cost monitoring techniques.